Formulários

O que são Formulários?

Formulários são questionários de avaliação criados pelo Admin e distribuídos a respondentes internos ou externos. Eles permitem coletar informações estruturadas sobre processos, atividades e práticas da organização, servindo como base para diagnósticos de conformidade e geração automática de registros ROPA.

Estrutura de um Formulário

Cada formulário é composto por:

• Título e Descrição: Identificação e objetivo do formulário.
• Seções: Agrupamentos temáticos de perguntas (ex.: "Dados Pessoais Coletados", "Medidas de Segurança", "Compartilhamento de Dados").
• Perguntas: Questões dentro de cada seção. Cada pergunta pode ter pontuação associada para cálculo de score.

Como Criar um Formulário

1. Acesse Formulários no menu lateral.
2. Clique em Novo Formulário.
3. Preencha o Título e a Descrição do formulário.
4. Adicione Seções para organizar as perguntas por tema.
5. Dentro de cada seção, adicione Perguntas com suas opções de resposta e pontuação.
6. Clique em Salvar para finalizar o modelo.

Como Criar um Formulário a partir de um Template

Os templates são modelos prontos de coleta, listados em Templates de Coleta. Use um template para começar com seções, perguntas e pontuação já configuradas.

1. Clique em Novo formulário.
2. Selecione a aba A partir de template.
3. Escolha o template desejado na lista para criar o formulário com base nele.

Como Visualizar um Template

Antes de usar um template, consulte todo o seu conteúdo sem precisar criar um formulário:

1. Na lista de templates, abra o menu de ações da linha e clique em Ver detalhes. No fluxo de criação, use o botão Visualizar ao lado do template.
2. Uma janela abre com a estrutura completa do template:
   • Informações gerais: título, descrição, categoria e status.
   • Faixas de classificação (quando o template tem pontuação).
   • Todas as seções, com suas perguntas, tipo de resposta e opções.
   • Regras condicionais descritas em texto (quando a pergunta ou seção depende de outra resposta).
3. Clique em Fechar para sair.

Como Duplicar um Template

Templates marcados como Global são disponibilizados pela plataforma e não podem ser editados diretamente. Para usar um deles como base e personalizar, crie uma cópia própria:

1. Na lista de templates, abra o menu de ações de um template Global e clique em Duplicar. A opção também aparece dentro da janela de visualização, em Duplicar template.
2. A cópia é criada como rascunho editável e você é levado ao editor para personalizá-la.

A duplicação não altera o template original — sua cópia é independente.

Como Transformar um Formulário em Template

Se você montou um formulário do zero e quer reaproveitar a estrutura em novas execuções, salve-o como template:

1. Abra o formulário desejado.
2. Clique em Salvar como template.
3. Informe o Nome do template (já vem preenchido com o título do formulário) e clique em Criar template.
4. O template é criado como rascunho. Use o atalho Abrir template no aviso de sucesso para revisá-lo no construtor.

O formulário original não é alterado — o template é uma cópia independente da estrutura (seções, perguntas, faixas de pontuação e regras condicionais).

Como Distribuir um Formulário

Após criar o formulário, distribua-o para os respondentes:

1. Abra o formulário desejado.
2. Clique em Distribuir.
3. Selecione os respondentes:
   • Usuários internos: Selecione colaboradores já cadastrados na organização.
   • Respondentes externos: Gere um link de convite para envio por e-mail.
4. Os respondentes recebem acesso ao formulário para preenchimento.

Como Responder um Formulário

1. Acesse o formulário pelo link recebido ou pela lista de formulários pendentes.
2. Preencha todas as seções e perguntas.
3. Clique em Enviar para submeter as respostas.
4. Após o envio, as respostas não podem ser alteradas.

Assim que o envio é concluído, o respondente recebe por e-mail uma cópia das perguntas e respostas que registrou — um comprovante do que foi enviado. O e-mail vai para o endereço informado no acesso ao formulário (ou para o e-mail do convite) e vale tanto para formulários comuns quanto para ROPA.

Como Extrair as Respostas em Excel

Na tela do formulário, abra a aba Respostas. Sempre que houver pelo menos uma resposta, o botão Extrair respostas (.xlsx) fica disponível no topo da lista.

1. Acesse o formulário e abra a aba Respostas.
2. Clique em Extrair respostas (.xlsx).
3. O arquivo é baixado automaticamente pelo navegador.

Cada linha da planilha corresponde a uma resposta e cada pergunta vira uma coluna. As primeiras colunas trazem Respondente, Email, Status, Iniciado em e Enviado em; quando o formulário usa áreas, há também a coluna Área.

O arquivo inclui todas as respostas — inclusive as que ainda estão Em andamento. Nessas, a coluna Enviado em e as perguntas não respondidas ficam em branco.

Perguntas do tipo Tabela aparecem na planilha como um resumo (número de linhas preenchidas), não com a tabela completa.

Pontuação (Scoring)

Cada pergunta pode ter uma pontuação atribuída às opções de resposta. Ao final do preenchimento, o sistema calcula automaticamente:

• Score por seção: Soma das pontuações das perguntas daquela seção.
• Score total: Soma de todas as pontuações do formulário.

Essa pontuação permite comparar respostas entre diferentes respondentes e identificar áreas com maior ou menor aderência.

Gatilho de Risco

Uma opção de resposta pode gerar um risco automaticamente quando selecionada pelo respondente. Configure isso ao montar a pergunta:

1. Em uma pergunta com opções, localize a opção desejada e clique em Configurar gatilho de risco.
2. Ative a chave Habilitado.
3. Em Catálogo de Riscos, use a busca para localizar o risco por nome ou categoria e selecione-o. Esta é a forma recomendada: reaproveitar um risco já catalogado mantém a padronização da base corporativa.
4. Defina Urgência (1-5) e Impacto (1-5) — eles determinam a classificação do risco gerado.
5. Clique em Salvar.

Ao selecionar um risco do catálogo, o título, a descrição e a categoria vêm do item catalogado e não precisam ser digitados. A opção fica marcada como Gatilho ativo.

Quando o risco não existe no catálogo

Se o risco ainda não estiver catalogado, clique em Não encontrou? Criar risco novo (exceção) e informe o Título do risco, a Descrição e a Categoria manualmente. Use este caminho apenas como exceção — riscos criados com título livre tendem a gerar duplicidade e divergência de nomenclatura. Para voltar ao catálogo, clique em Voltar para o catálogo.

Quando um respondente seleciona a opção configurada, o risco correspondente é criado automaticamente no módulo Riscos, já vinculado ao formulário e à resposta de origem.

Integração com ROPA

O principal fluxo integrado do Lexios é a geração automática de registros ROPA a partir das respostas de formulários:

1. Crie um formulário com perguntas sobre atividades de tratamento de dados pessoais.
2. Distribua o formulário aos respondentes.
3. Após a submissão, o sistema processa as respostas e gera automaticamente registros no módulo ROPA.
4. Revise os registros gerados para garantir a precisão das informações.

Boas Práticas

• Organize as perguntas em seções temáticas para facilitar o preenchimento.
• Utilize descrições claras nas perguntas para evitar dúvidas dos respondentes.
• Aproveite a integração com ROPA para automatizar a criação de registros de tratamento de dados.
• Acompanhe o status de preenchimento para garantir que todos os respondentes concluam o formulário dentro do prazo.