Formulários

O que são Formulários?

Formulários são questionários de avaliação criados pelo Admin e distribuídos a respondentes internos ou externos. Eles permitem coletar informações estruturadas sobre processos, atividades e práticas da organização, servindo como base para diagnósticos de conformidade e geração automática de registros ROPA.

Estrutura de um Formulário

Cada formulário é composto por:

• Título e Descrição: Identificação e objetivo do formulário.
• Seções: Agrupamentos temáticos de perguntas (ex.: "Dados Pessoais Coletados", "Medidas de Segurança", "Compartilhamento de Dados").
• Perguntas: Questões dentro de cada seção. Cada pergunta pode ter pontuação associada para cálculo de score.

Como Criar um Formulário

1. Acesse Formulários no menu lateral.
2. Clique em Novo Formulário.
3. Preencha o Título e a Descrição do formulário.
4. Adicione Seções para organizar as perguntas por tema.
5. Dentro de cada seção, adicione Perguntas com suas opções de resposta e pontuação.
6. Clique em Salvar para finalizar o modelo.

Como Distribuir um Formulário

Após criar o formulário, distribua-o para os respondentes:

1. Abra o formulário desejado.
2. Clique em Distribuir.
3. Selecione os respondentes:
   • Usuários internos: Selecione colaboradores já cadastrados na organização.
   • Respondentes externos: Gere um link de convite para envio por e-mail.
4. Os respondentes recebem acesso ao formulário para preenchimento.

Como Responder um Formulário

1. Acesse o formulário pelo link recebido ou pela lista de formulários pendentes.
2. Preencha todas as seções e perguntas.
3. Clique em Enviar para submeter as respostas.
4. Após o envio, as respostas não podem ser alteradas.

Pontuação (Scoring)

Cada pergunta pode ter uma pontuação atribuída às opções de resposta. Ao final do preenchimento, o sistema calcula automaticamente:

• Score por seção: Soma das pontuações das perguntas daquela seção.
• Score total: Soma de todas as pontuações do formulário.

Essa pontuação permite comparar respostas entre diferentes respondentes e identificar áreas com maior ou menor aderência.

Integração com ROPA

O principal fluxo integrado do Lexios é a geração automática de registros ROPA a partir das respostas de formulários:

1. Crie um formulário com perguntas sobre atividades de tratamento de dados pessoais.
2. Distribua o formulário aos respondentes.
3. Após a submissão, o sistema processa as respostas e gera automaticamente registros no módulo ROPA.
4. Revise os registros gerados para garantir a precisão das informações.

Boas Práticas

• Organize as perguntas em seções temáticas para facilitar o preenchimento.
• Utilize descrições claras nas perguntas para evitar dúvidas dos respondentes.
• Aproveite a integração com ROPA para automatizar a criação de registros de tratamento de dados.
• Acompanhe o status de preenchimento para garantir que todos os respondentes concluam o formulário dentro do prazo.